E-mail-sjablonen
De applicatie maakt gebruik van e-mail-sjablonen om e-mails te genereren.
Op deze manier kan de huisstijl eenvoudig worden toegepast op alle e-mails en kunnen e-mails automatisch gegenereerd worden.
Nieuw sjabloon
Section titled “Nieuw sjabloon”Wanneer we een nieuwe e-mail-sjabloon willen maken gaan we naar het beheer-menu en kiezen onder het kopje “Sjablonen” het menu-item “E-mail-sjablonen”. We klikken hier op de knop “Nieuw” om het scherm voor het aanmaken van een nieuw e-mail-sjabloon te openen.
// AFBEELDING
In het “Nieuw e-mail-sjabloon” scherm geven we ons sjabloon een naam zodat we deze later eenvoudig terug kunnen vinden.
Vervolgens geven we aan of we een geheel nieuw sjabloon (leeg) willen maken, of ons nieuwe sjabloon willen baseren op een bestaand e-mail-sjabloon.
Hierbij hebben we de keuze uit het gebruiken van een eigen e-mail-sjabloon of een sjabloon uit de bibliotheek.
Wanneer we kiezen voor de optie “Eigen sjabloon” of “Uit bibliotheek” krijgen we de mogelijkheid om het gewenste sjabloon te selecteren.
Kiezen we voor de optie “Leeg”, dan moeten we de soort van het e-mail-sjabloon kiezen.
De gekozen soort bepaald welke velden er in de e-mail gebruikt kunnen worden en waar het betreffende sjabloon kan worden toegepast.
// AFBEELDING
Optioneel kunnen we nog een handtekening toevoegen aan het e-mail-sjabloon.
Zie Handtekening voor meer informatie.
Wanneer we de juiste informatie hebben ingevuld klikken we op “Aanmaken en bewerken” om het sjabloon aan te maken en naar het wijzigscherm te gaan waar we het sjabloon verder kunnen aanpassen.
Er wordt nu een scherm getoond waarin we de algemene informatie van het sjabloon kunnen aanpassen.
// AFBEELDING
De velden uit het voorgaande scherm zijn hier al ingevuld, we kunnen deze verder aanvullen met het onderwerp van de e-mail en de adressering.
Standaard zal de applicatie bij de adressering als afzender en weergave name de account-instellingen overnemen.
Indien gewenst kunnen we deze vervangen door een andere afzender.
Wanneer we op “Opslaan” klikken wordt het detailscherm van het e-mail-sjabloon getoond.
Hebben we gekozen voor een sjabloon op basis van een bestaand e-mail-sjabloon (eigen of uit de bibliotheek),
wordt de bijbehorende inhoud getoond.
Hebben we gekozen voor een leeg sjabloon, dan is er nog geen inhoud beschikbaar.
Sjabloon bewerken
Section titled “Sjabloon bewerken”Door op de knop “Layout” te klikken kunnen we de inhoud van het sjabloon aanpassen.
Er wordt dan een e-mail-editor getoond waarin we de lay-out van het sjabloon kunnen aanpassen.
// AFBEELDING
Wanneer we klaar zijn met de aanpassingen klikken we op “Opslaan” om de aangepaste lay-out op te slaan en terug te keren naar het detailscherm van het sjabloon.
Handtekening
Section titled “Handtekening”De applicatie biedt de mogelijkheid om een handtekening toe te voegen aan het e-mail-sjabloon.
Deze handtekeningen worden beheerd vanuit het beheer-menu “Sjablonen/E-mail-blokken”.
// AFBEELDING
De opbouw van een handtekening is bijna hetzelfde als bij een e-mail-sjabloon met het verschil dat we hier enkel een naam, soort en de inhoud vastleggen.
Net zoals bij het aanmaken van een e-mail-sjabloon moeten we bij het aanmaken van een nieuwe handtekening aangeven welke soort handtekening we willen maken.
Vervolgens kunnen we weer met de knop “Layout” de inhoud van de handtekening aanpassen.
Bibliotheek
Section titled “Bibliotheek”De applicatie biedt een aantal voorbeeld e-mail-sjablonen die overgenomen kunnen worden. Deze voorbeelden kunnen we vinden in het menu “Bibliotheken/E-mail-sjablonen”.
Zie E-mail-sjablonen voor meer informatie over het gebruik hiervan.